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Cada fin de semana se multiplican los torneos de padel por todo el territorio nacional. Málaga es, en este sentido, un territorio prolífico y, aunque ahora ha descendido el número de torneos cada fin de semana, hace un par de años no era extraño que hubiera hasta una quincena de competiciones repartidas en un radio de apenas 75 kilómetros.

 

Sin embargo, esta fiebre de torneos de padel no ha supuesto una profesionalización de la organización de este tipo de eventos. Todo lo contrario. Es frecuente ver repetidos los mismos errores una y otra vez, torneo tras torneo.

 

Este artículo no pretende ser un manual sobre cómo llevar a cabo un torneo de padel. Es simplemente una recopilación de algunas ideas (espero que útiles) tras varios años observando el desarrollo de competiciones de todo tipo.

 

 

(Advertencia: las imágenes incluidas en este artículo no han sido elegidas como referencia de malas o buenas prácticas. Simplemente acompañan el post).

 

Errores en la organización de torneos de padel

 

La improvisación o una escasa planificación del torneo es la causa que explica muchos de los fallos que se producen en la prueba. Algunos de ellos son:

 

· Incumplimiento de los horarios de juego: cálculo erróneo de la capacidad del torneo.

· Cambios sin aviso de los premios anunciados.

· Ausencia de visibilidad de los patrocinadores.

· Categorías desequilibradas.

· Nula visibilidad de los patrocinadores.

· Escasa participación (o todo lo contrario).

 

¿Por qué se cometen estos errores? ¿Por qué se reproducen estos fallos una y otra vez? Y lo más importante, ¿cómo evitarlos?

 

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Claves para la organización de un torneo de padel

El principal problema en la organización de un torneo de padel reside, en la mayoría de las ocasiones, en que sus promotores no lo conciben como un evento sino apenas como una simple competición. E incluso, a veces, ni siquiera así.

 

 

Aspectos a tener en cuenta para organizar con éxito un torneo de padel

 

Definición de objetivos: ¿qué quiero conseguir?

 

La organización de un torneo de padel tiene objetivos. Debe tenerlos y deben ser fijados desde el inicio. ¿Qué quiero conseguir con este torneo? La respuesta es bien distinta en función de quién la ofrezca: el promotor, el organizador y los patrocinadores.

 

Todos ellos pueden tener objetivos bien distintos: beneficios económicos, branding, networking,… Incluso, cada uno puede apuntar hacia varios objetivos. Pero todos estos objetivos deben ser tenidos en cuenta a la hora de organizar el evento.

 

El target: ¿cuál es el público al que va dirigido mi torneo de padel?

 

La competición de padel puede estar dirigida:

 

· Jugadores/as profesionales o casi profesionales.
· Jugadores/as federados/as.
· Jugadores/as amateur.
· Participantes de segmentos profesionales.

 

En cualquiera de los casos, es preciso tener claro a quién se apunta (no es lo mismo un torneo federado que uno para empleados de compañías de seguros). Y además, hay que formularse dos preguntas: ¿cuáles son los objetivos de los/as participantes del torneo? ¿Qué voy a hacer para que consigan cumplirlo?

 

Alinear los objetivos de los distintos stakeholders (si se me permite la expresión) marca indefectiblemente el camino hacia el éxito.

 

 

Planificación minuciosa: ¿cómo voy a cumplir esos objetivos?

 

Las improvisaciones son mejores cuando se las prepara. William Shakespeare.

 

La nula o mala planificación en la organización de torneos de padel obliga con seguridad a recurrir a la improvisación, un tiro al aire en pleno ejercicio de funambulismo no recomendado como hoja de ruta habitual.

 

La selección del club, las fechas de la competición, el presupuesto del torneo, la búsqueda de patrocinadores, la elección del director y del equipo humano, la estrategia de comunicación (todo en un evento comunica), el timing del evento, los servicios complementarios para atraer espectadores/as y retenerlos, el cuidado de los detalles,… son demasiados elementos los que conforman el puzzle como para no planificar.

 

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La comunicación: más allá del cartel y el perfil de facebook

El diseño de una correcta y acertada estrategia de comunicación para un torneo de padel merece un artículo propio. Todavía más en nuestro caso. Así que, desde ya, lo asumimos como deuda pendiente.

 

Mientras tanto, es importante subrayar uno de los errores más frecuentes en este apartado. La comunicación va mucho más allá de un pequeño esfuerzo de difusión. Un cartel y un par de publicaciones en Facebook etiquetando a todos los contactos (sean o no público potencial del torneo) no es una estrategia útil de comunicación. En realidad, no es ni siquiera una estrategia.

 

La comunicación es un elemento estratégico en cualquier evento y debe otorgársele el valor transversal que requiere. Todo comunica en un evento. Lo que hacemos y lo que improvisamos. Lo que mostramos y lo que ocultamos. Lo que decimos y lo que callamos.

 

Por eso, es fundamental entenderlo así. No son sólo las acciones que emprendemos para difundir el torneo. Es mucho más. ¿Qué cuenta nuestro torneo? ¿Qué dice de nosotros, de nuestros patrocinadores? ¿Qué mensaje enviamos cuando elegimos un club u otro? ¿Las bolas? ¿Los premios? Todo es comunicación.

 

 

Lo ideal es que sean profesionales los que se ocupen de ello. Pero no siempre (más bien al contrario) se dispone de presupuesto para ello. En este caso, lo mejor es hacer poco pero hacerlo bien.

 

El cartel es un ejemplo clarificador de ello. Podríamos elaborar una auténtica galería de los horrores con los diseños que se ven anunciando torneos. La foto de un jugador de padel golpeando una bola (la mayoría de las veces “robada” de internet, sabemos de lo que hablo), y un crisol de logotipos manchando la imagen es una fórmula que se extiende hasta la saciedad. En muchos de los casos, apenas se distingue quién es el organizador del torneo de padel o dónde se celebra.

 

Una recomendación. En caso de no tener fondos para recurrir a un/a profesional que nos ayude con el cartel (hay opciones tan económicas como eficaces para ello), recomiendo optar por un diseño más limpio, más parco en información. ¿Hay algún cartel cinematográfico que contenga la sinopsis de la película?

 

Un cartel debe aportar identidad. Debe identificar claramente qué entidad o persona organiza el torneo. Si la marca está bien construida, ese será el principal atractivo para los y las participantes por encima de premios, sorteos y categorías.

 

Por supuesto, el lugar de celebración del mismo y la fecha deben quedar bien claro; así como el espacio de las empresas patrocinadoras. Pero no de cualquier modo. Ensuciar el cartel de un torneo con un mosaico de logos expuestos de cualquier modo no beneficia en absoluto a las empresas que apoyan la competición. No es eso lo que esperan recibir del torneo.

 

En realidad, el cartel forma parte de la comunicación del torneo que va más allá de Facebook. Es una red social, un canal muy interesante, pero no el único. Hay agencias de comunicación capaces de multiplicar el eco de la competición. Y en caso de no disponer de presupuesto para ello, se pueden utilizar recursos propios para conseguirlo. Pero es imprescindible pensar bien qué se quiere conseguir. ¿Cuál es mi objetivo? ¿Y el del resto de entidades implicadas? ¿Cuál es mi público? ¿Dónde está y cómo accedo a él?

 

A menudo, se ignora la oportunidad que supone contar con los medios de comunicación tradicionales (prensa escrita, televisión y radio). Es cierto que no dedican especial atención al padel pero sorprendería descubrir que, ávidos de contenidos, aceptarán acuerdos bien planteados que reporten beneficios a ambas partes (una relación win-win en la que ganan ambas partes).

 

Además de los periodistas, los propios participantes e incluso los espectadores ejercen de improvisados reporteros durante la competición. Organizar bien ese caudal informativo a través de redes sociales y blogs puede ser extremadamente beneficioso y sorprendentemente barato.

 

Por cierto, otro error frecuente es orientar la comunicación únicamente a la captación de parejas participantes ignorando que ésta es vital para la atracción de patrocinadores.

 

Tampoco se repara en la comunicación durante el evento y mucho menos, tras él. Con frecuencia, la caducidad de las acciones de comunicación planteadas cumple en cuanto rueda la primera bola. Un error mayúsculo.

 

 

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Los patrocinadores de un torneo de padel

 

El error es frecuente en este apartado. Sin tener claro los objetivos, ni el camino para conseguirlos, los organizadores de torneos se aventuran a la tarea de captar patrocinadores con la promesa de una supuesta notoriedad en forma de retorno que nunca llega; o lo que es peor, bajo el recurso de la amistad (el favor).

 

 

El apoyo de las marcas a un torneo de padel no es gratuito. Y si lo es, ocurre sólo una vez. Su esfuerzo, en ningún caso, es ilimitado. Para asegurar la sostenibilidad de este compromiso es preciso establecer la citada relación win-win, y para ello es imprescindible conocer qué objetivos tienen las empresas patrocinadoras  del torneo respecto a la prueba y cómo los organizadores van a procurar que se cumplan. ¿Qué espacios habrá disponibles para ellos? ¿En qué canales de comunicación estarán presentes? ¿Qué visibilidad vamos a concederles? ¿Cómo van a medir el retorno de su inversión?

 

Si todo ello se establece a priori, de manera planificada y bien comunicada, el patrocinio puede acabar convirtiéndose en algo más que el apoyo a un único torneo.

 

Pero además, a la hora de ir en busca de los patrocinadores, es preciso responder a una pregunta en dos direcciones. ¿Qué le puede aportar el torneo a la marca del patrocinador? ¿Qué le puede aportar la marca del patrocinador a nuestro torneo?

 

O dicho de otra manera, ¿nos vale cualquier empresa que aporte un bono descuento, un lote de regalos o una camiseta?

 

Un torneo de padel: mucho más que una competición

 

La competición en un torneo de padel debe ser justa, equilibrada y ha de estar bien organizada. Para ello, es importante planificar bien y poner el torneo en manos de la persona adecuada. Sin embargo, en contra de lo que pueda parecer, no es esto lo único a lo que prestar atención; más aún cuando no es una prueba federada.

 

Volvamos al apartado de los objetivos e imaginemos que a nuestro torneo se ha inscrito un centenar de parejas en las ocho categorías que hay en juego. ¿Cuántas de ellas aspiran realmente a ganar su categoría? ¿20? ¿30 en total? Si fuese así, podríamos asegurar que algo menos de un tercio de las personas que participan tiene como objetivo principal la competición.

 

¿Y los dos tercios restantes? ¿Qué buscan? Las relaciones personales, disfrutar de su tiempo de ocio, practicar deporte,… ¿De verdad hemos reparado en ello a la hora de planificar bien nuestro evento?

 

Tenemos las mejores bolas, grandes premios, bonitos trofeos, un cuadro bien confeccionado,… pero ¿qué (más) vamos a ofrecer a quienes buscan conocer gente, relacionarse, pasar un fin de semana con amigos o en familia? ¿Hemos pensado en qué servicios o actividades hemos previsto para ellos? ¿Es posible que no hayamos reflexionado con antelación sobre lo que (principalmente) demanda más de la mitad de nuestra clientela?

 

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El diablo está en los detalles: máxima atención

 

“Pensamos en generalidades pero vivimos en los detalles”. Alfred North Whitehead, matemático y filósofo inglés.

 

En efecto. Al caso que nos ocupa, los detalles tienen un valor notable. Como esos matices que apreciamos al catar un buen vino, que le dan personalidad, que le aportan diferencia. Ocurre igual en un torneo de padel. Un evento bien diseñado, bien planificado y organizado, ejecutado correctamente, se eleva exponencialmente con los detalles precisos.

 

El welcome pack con regalos originales, diferentes, artículos personalizados. Una cuidada atención del/a participante en pista y fuera de ella. Un trato cercano y esmerado hacia los/as espectadores/as. Todo ello plasmado en detalles que hilan el ribete dorado de un gran evento.

 

 

Horarios cuidadosamente planificados para atraer al máximo de público evitando que se solapen las finales más interesantes. Una entrega de premios con visibilidad de los patrocinadores que vaya más allá de vencedores y vencidos. Trofeos diferentes (más allá de la típica pala adherida al soporte). Un sorteo de regalos que no excluya a quienes han decidido asistir a las finales. Concursos en redes sociales. Selección de las mejores fotos del torneo. Retos intergeneracionales y actividades complementarias.

 

Por desgracia, cada fin de semana se repite prácticamente el mismo patrón en los torneos que se organizan. Por suerte, hay mucho margen de mejora para quienes quieran buscar la diferencia (real).

 

Los detalles no salvan un mal torneo, pero sí convierten uno bueno en una experiencia memorable. El camino hacia la anhelada fidelización.

 

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La entrega de premios: el foco del torneo

 

El momento más importante de un torneo de padel no es el de las finales sino el de la entrega de premios. Una mala planificación o una pésima decisión provoca en numerosas ocasiones que, directamente, ni siquiera se produzca el acto de proclamación de las parejas ganadoras y finalistas.

 

Con demasiada frecuencia, los organizadores olvidan que ese espacio, el más importante de todo el evento, no les corresponde a ellos. Lo tienen comprometido de antemano con las empresas patrocinadoras y con los y las jugadoras.

 

Por ello, no vale cualquier rincón, ni cualquier entrega. El apoyo de las marcas y el esfuerzo de las parejas participantes debe comprometerles, les exige una entrega de trofeos digna. Lo contrario es una absoluta falta de respeto y simboliza el fracaso de una competición que, por muchas parejas que haya tenido inscrita, no ha sabido alinear los objetivos de todos los agentes implicados.

 

 

La visibilidad de los patrocinadores en la entrega es obligatoria y debe servir de escenario para que jugadores y jugadoras disfruten de la recompensa a su esfuerzo. La organización del torneo está obligada a ello.

 

El día después: no pienses en el siguiente torneo

 

Es habitual que terminada la competición de padel, los organizadores den por concluido el evento. Hasta tal punto ocurre así que, en muchas ocasiones, ni siquiera son capaces de conservar la lista de ganadores y finalistas para algún medio que la solicite (experiencia propia).

 

El final del torneo no llega con la entrega del último trofeo. Es necesario evaluar bien el desarrollo del evento y comprobar si se ha producido desviación respecto a lo planificado, por qué y qué consecuencias ha tenido.

 

Además, si la estrategia de comunicación lo establece así (no se entendería que no fuera de esta forma), medios de comunicación y webs especializadas esperan el resumen, las imágenes, los videos. Sus puertas están abiertas para que les hagamos llegar nuestro contenido.

 

Y, por supuesto, los patrocinadores. Las marcas necesitan el resultado del evento (no confundir con el resultado de la competición), la confirmación de que su apuesta ha tenido sentido, de que el retorno de su inversión se ha producido en los términos previstos.

 

Son numerosos los aspectos a tener en cuenta y en este artículo hemos puesto el foco en algunos de ellos. Pero hay muchos más.

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